Akcesoria do archiwizacji – klipsy i spinki

Akcesoria do archiwizacji — klipsy i spinki do dokumentów

Po zakończeniu sprawy dokumenty często trafiają z segregatora do archiwum. Klipsy i spinki archiwizacyjne pozwalają zachować ich kolejność i połączyć kartki w osobne komplety. Dzięki temu umowy z załącznikami, faktury czy korespondencja pozostają uporządkowane również podczas przekładania i przechowywania.

Przeniesienie akt na klips pozwala ponownie wykorzystać segregatory do bieżącej pracy. Spięte dokumenty można następnie umieścić w odpowiednio dobranej teczce lub pudełku, oznaczając je nazwą sprawy i zakresem dat.

Jakie klipsy archiwizacyjne wybrać?

Dwuczęściowe klipsy do spinania akt

Dwuczęściowe klipsy archiwizacyjne służą do łączenia przedziurkowanych kartek w jeden plik. W tej grupie znajdziesz między innymi Fellowes Archive Clip, spinki ELBA Rado Tric oraz klipsy Office Products.

Przy wyborze zwróć uwagę na sposób zamykania i dopasowanie do dokumentów. Modele różnią się konstrukcją, materiałem oraz pojemnością. Klipsy Office Products mają zatrzaskowe zamknięcie z zabezpieczeniem przed otwieraniem, natomiast spinki Rado Tric ułatwiają przenoszenie dokumentów bez przekładania każdej kartki oddzielnie.

Zestawy z rączką do przekładania dokumentów

Przy regularnym opróżnianiu segregatorów przydatna jest dodatkowa rączka do przenoszenia akt. Znajdziesz ją w wybranych zestawach Fellowes Pro Clip. Pomaga przełożyć uporządkowany plik z mechanizmu segregatora na klips.

Przed zakupem sprawdź zawartość konkretnego opakowania. Rączka jest dodatkiem do zestawu, dlatego sama nazwa serii nie wystarcza do określenia wyposażenia każdego wariantu.

Klipsy do dokumentów, które nadal uzupełniasz

Jeśli do przechowywanych akt trzeba dokładać strony lub przygotowywać ich kopie, zwróć uwagę na konstrukcję umożliwiającą wygodne korzystanie z pliku.

Przykładem jest trzyczęściowy Fellowes Tube Clip. Pozwala dodawać i wyjmować kartki, a po poluzowaniu zapinki umożliwia kopiowanie dokumentów bez całkowitego rozpinania klipsa i wyjmowania stron. Takie rozwiązanie przydaje się przy dokumentacji klientów, projektów i spraw pozostających w toku.

Na co zwrócić uwagę przed zakupem?

• Pojemność klipsa: dobierz ją do objętości dokumentacji. Jeśli producent podaje liczbę kartek dla określonej gramatury, uwzględnij ten warunek. Grubszy papier i przekładki zajmują więcej miejsca.

• Długość wąsów: jest parametrem konstrukcji. Nie należy automatycznie utożsamiać jej z maksymalną grubością spiętego pliku.

• Rozstaw otworów: sprawdź zgodność z perforacją dokumentów. W modelach Office Products dostępnych w tej kategorii wynosi on 80 mm.

• Sposób korzystania z akt: do odkładanych kompletów wybierz wygodne zapięcie, a do dokumentacji regularnie uzupełnianej — model ułatwiający dostęp do stron.

• Liczba sztuk w opakowaniu: dostępne warianty obejmują 20, 50 lub 100 klipsów. Dopasuj zapas do liczby osobnych kompletów dokumentów.

• Kolor: może pomóc rozróżniać działy, klientów lub rodzaje spraw, jeśli konsekwentnie stosujesz ten sam podział.

Jak uporządkować dokumenty przed odłożeniem do archiwum?

Najpierw podziel dokumentację na sprawy lub okresy i sprawdź kolejność stron. Dopasuj klips do perforacji oraz wielkości pliku, a następnie zamknij go zgodnie z konstrukcją danego modelu. Kartki powinny pozostawać razem, a zapięcie swobodnie się domykać.

Gotowe komplety umieść w pudłach i kartonach archiwizacyjnych dopasowanych do ich wymiarów. Opisz zawartość, aby odnalezienie konkretnej umowy lub partii faktur nie wymagało przeglądania wszystkich akt.

Pozostałe produkty do kompletowania i przechowywania dokumentacji znajdziesz w kategorii Archiwizacja dokumentów. Połącz je z odpowiednimi klipsami i stwórz uporządkowane archiwum w biurze lub w domu.