Jak zmniejszyć ilość odpadów w biurze? Praktyczne wskazówki dla firm

Niepotrzebne wydruki, jednorazowe kubki, zaschnięte markery i kolejne kartony po drobnych zamówieniach. Odpady w biurze powstają przy wielu codziennych czynnościach. Część z nich można ograniczyć bez dużych inwestycji — wystarczy zmienić sposób drukowania, planowania zakupów i korzystania z wyposażenia.

Najpierw ogranicz zużycie, następnie wykorzystuj sprawne rzeczy ponownie, a powstałe odpady prawidłowo segreguj. Taka kolejność pomaga skupić się na przyczynach marnowania materiałów. Same dodatkowe kosze nie zmniejszą liczby niepotrzebnych wydruków ani nietrafionych zakupów.

1. Sprawdź, gdzie powstaje najwięcej odpadów

Zanim zamówisz nowe pojemniki lub produkty z oznaczeniem „eko”, przyjrzyj się pracy biura przez jeden typowy tydzień. Zanotuj:

• ile papieru zużywają pracownicy i jakie dokumenty najczęściej drukują;

• jakie opakowania zostają po dostawach i posiłkach;

• które materiały biurowe są wyrzucane niedokończone lub nieużywane;

• czy w szafkach leżą zapasy niepasujące do obecnego sprzętu.

Korzystaj z liczników urządzeń, ewidencji wydań z magazynku i obserwacji zespołu. Wybierz dwa lub trzy problemy, które występują najczęściej. W jednym biurze będą to wydruki, w innym jednorazowe opakowania albo nadmierne zapasy.

2. Ogranicz zużycie papieru w biurze

Zacznij od ustawień drukarki i sposobu przekazywania dokumentów. Jeśli charakter materiałów na to pozwala, ustaw druk dwustronny. Przed wysłaniem pliku sprawdzaj podgląd, zakres stron i liczbę kopii.

W praktyce pomagają też proste zasady:

• materiały na spotkania udostępniaj uczestnikom w wersji elektronicznej;

• drukuj potrzebne fragmenty dokumentów;

• poprawki i akceptacje prowadź cyfrowo, jeśli firmowy proces na to pozwala;

• jednostronnie zapisane kartki bez danych poufnych wykorzystuj do roboczych notatek.

Przykład: dziesięć egzemplarzy dokumentu liczącego 20 stron wymaga 200 kartek przy druku jednostronnym albo 100 przy dwustronnym. To oszczędność dla tego konkretnego wydruku; wynik całego biura zależy od jego sposobu pracy.

Dobierz papier ksero do urządzenia i zastosowania. Nie wybieraj niższej gramatury wyłącznie z myślą o oszczędności, jeśli urządzenie jej nie obsługuje lub wydruk staje się nieczytelny.

Pamiętaj również, że zeskanowanie dokumentu nie oznacza automatycznie możliwości zniszczenia oryginału. O jego przechowywaniu decydują zasady właściwe dla danej dokumentacji.

3. Wykorzystuj wyposażenie dłużej i wymieniaj wkłady

Sprawny segregator, przybornik czy teczka mogą służyć przy kolejnych projektach. Wyznacz półkę na wyposażenie gotowe do ponownego użycia. Usuń nieaktualne opisy, sprawdź stan przedmiotów i udostępnij je zespołowi.

Przy wyborze długopisów i piór sprawdź możliwość wymiany wkładu. Liczy się również dostępność pasującego uzupełnienia — sam rozbieralny korpus nie wystarczy. Dobrze oznacz zapasowe wkłady, aby pracownicy wiedzieli, do których modeli pasują.

Zamykaj markery i zakreślacze po użyciu. Sprawne segregatory wykorzystuj ponownie, gdy dokumenty zostały prawidłowo przeniesione lub zatwierdzone do zniszczenia. Wymieniaj wyposażenie wtedy, gdy przestało spełniać swoją funkcję.

4. Planuj zakupy według zużycia

Jedna wspólna lista zakupów pomaga uniknąć sytuacji, w której kilka osób zamawia te same produkty. Przed zakupem sprawdź stan magazynku, zgodność materiałów ze sprzętem i faktyczne zapotrzebowanie.

Większe opakowanie ma sens, jeśli firma zużyje jego zawartość i ma odpowiednie warunki przechowywania. Zapas kleju, tuszu lub środków czystości nie jest oszczędnością, jeśli część produktów później traci przydatność.

Porównuj koszt użytkowania: cenę wkładów, wydajność materiałów i możliwość naprawy urządzenia. Przy produktach opisywanych jako ekologiczne szukaj konkretnych informacji, np. o zawartości surowca z recyklingu lub możliwości uzupełnienia. Sam zielony kolor opakowania niczego nie potwierdza.

W przypadku środków czystości przestrzegaj dozowania producenta. Większa porcja preparatu nie musi oznaczać lepszego efektu, a zwiększa zużycie.

5. Ogranicz jednorazowe produkty w kuchni

Zapewnij kubki, szklanki i sztućce wielorazowe oraz wygodne warunki do ich mycia. Ustal miejsce na czyste naczynia, żeby korzystanie z nich było proste także dla gości.

Jeśli zamawiacie posiłki do biura, rezygnujcie z dołączanych sztućców i dodatków, których nie wykorzystacie. Liczbę porcji na spotkania dopasuj do potwierdzonej liczby uczestników.

W lodówce oznaczaj właściciela pojemnika i datę jego wstawienia. Produkty z krótszym terminem przydatności ustawiaj z przodu. Wspólne zapasy mleka, kawy czy przekąsek zamawiaj po sprawdzeniu, co już jest dostępne.

Przy sprzątaniu używaj ściereczek wielorazowych tam, gdzie pozwalają na to wymagania higieniczne i sposób ich prania. Zużycia materiałów nie ograniczaj kosztem czystości.

6. Wykorzystuj opakowania po dostawach

Zachowuj czyste, suche i nieuszkodzone kartony oraz wypełnienia, które można ponownie wykorzystać. Przy kolejnej wysyłce dobierz opakowanie do wielkości i ciężaru zawartości. Usuń poprzednie etykiety adresowe i nieaktualne oznaczenia.

Nie każdy karton nadaje się do ponownej wysyłki. Jeśli jest osłabiony lub uszkodzony, może nie zapewniać odpowiedniej ochrony. Ograniczaj nadmiar opakowania, zachowując zabezpieczenie potrzebne danemu przedmiotowi.

Zapasy przechowuj w wyznaczonym miejscu i ustal ich rozsądną ilość. Do uporządkowania materiałów w biurze wykorzystaj dostępne pojemniki lub odpowiednio dobrane pudła archiwizacyjne.

7. Ułatw prawidłową segregację odpadów

Pojemniki ustaw tam, gdzie rzeczywiście powstają odpady: przy drukarce, w kuchni i przy rozpakowywaniu dostaw. Oznacz je nazwą frakcji oraz przykładami z Waszego biura.

Kosze biurowe dobierz do ilości odpadów i częstotliwości opróżniania. Zasady uzgodnij również z firmą sprzątającą oraz administratorem budynku, aby odpady pozostały rozdzielone podczas odbioru.

Frakcja	Typowe przykłady z biura
Papier — pojemnik niebieski	Czyste i suche kartki, papierowe opakowania, tektura
Metale i tworzywa sztuczne — pojemnik żółty	Opróżnione plastikowe opakowania, metalowe puszki, kartony po mleku i sokach; opakowania kaucyjne odłóż do zwrotu
Szkło — pojemnik zielony	Puste słoiki i szklane butelki nieprzeznaczone do zwrotu; bez kubków, ceramiki i szkła stołowego
Bioodpady — pojemnik brązowy	Obierki warzyw i owoców, fusy bez kapsułek; szczegółowy zakres zgodnie z lokalnymi zasadami
Odpady zmieszane — pojemnik zgodny z lokalnym oznaczeniem	Zużyte chusteczki i ręczniki papierowe, paragony z papieru termicznego

Nie wszystko, co wygląda jak papier, trafia do niebieskiego pojemnika. Nie wrzucaj tam papieru zatłuszczonego, laminowanego ani typowych powlekanych kubków po kawie. Przy nietypowych odpadach sprawdź instrukcję odbiorcy.

Pamiętaj o opakowaniach objętych kaucją

Butelki i puszki ze znakiem polskiego systemu kaucyjnego odkładaj osobno do zwrotu. Nie zgniataj ich i pozostaw etykiety z czytelnym kodem kreskowym. Ustal, kto i jak często przekazuje je do punktu zbiórki. Dzięki temu nie trafią przypadkowo do pojemników na pozostałe opakowania.

8. Oddziel tonery, baterie i zużyty sprzęt

Zużytych wkładów do drukarek, baterii i elektroodpadów nie wrzucaj do zwykłych biurowych koszy ani do pojemnika na tworzywa sztuczne. Wyznacz miejsce ich oddzielnego gromadzenia, zgodnie ze wskazówkami odbiorcy.

Sprawdź program zwrotu producenta wkładów lub zorganizuj odbiór przez uprawnioną firmę. Przed przekazaniem potwierdź, jakie marki i rodzaje wkładów są przyjmowane oraz jakie dokumenty będą potrzebne.

Nie zakładaj, że lokalny PSZOK przyjmie odpady z firmy. Punkty obsługujące mieszkańców mogą wykluczać odpady z działalności gospodarczej. Warunki przekazania ustal przed transportem.

Zanim wycofasz komputer, drukarkę lub inne urządzenie, sprawdź możliwość naprawy i dalszego wykorzystania. Przekazanie sprzętu poza firmę powinno obejmować również właściwe zabezpieczenie lub usunięcie zapisanych danych.

Jak wdrożyć zmiany w ciągu miesiąca?

Wybierz osobę, która zbierze informacje i dopilnuje ustaleń. Przykładowy plan może wyglądać tak:

1. Pierwszy tydzień: sprawdzenie zużycia papieru, zakupów i najczęstszych odpadów.

2. Drugi tydzień: zmiana ustawień druku, uporządkowanie zapasów i uruchomienie półki z wyposażeniem do ponownego użycia.

3. Trzeci tydzień: poprawa oznaczeń pojemników, krótkie omówienie zasad z zespołem i ustalenie odbioru odpadów wymagających oddzielnego przekazania.

4. Czwarty tydzień: ocena efektów i poprawienie rozwiązań, z których trudno korzystać.

Porównuj podobne okresy. Mniejsze zużycie papieru podczas urlopów nie musi oznaczać zmiany nawyków. Możesz śledzić liczbę zużytych kartek na osobę obecną w biurze albo na wykonane zadanie. Sam spadek zakupów też nie wystarczy — firma mogła po prostu korzystać z wcześniejszych zapasów.

Najczęstsze pytania

Czy papier z niszczarki można oddać do recyklingu?

Może nadawać się do recyklingu, ale sposób zbiórki drobnych ścinków warto ustalić z odbiorcą. Nie mieszaj ich z rozdrobnionymi kartami plastikowymi czy innymi materiałami. Dokumenty poufne najpierw zniszcz zgodnie z firmową procedurą.

Czy trzeba wymienić całe wyposażenie na produkty ekologiczne?

Nie. Zacznij od wykorzystania sprawnych rzeczy, które firma już ma. Przy kolejnych zakupach sprawdzaj trwałość, możliwość uzupełniania, dostępność części i informacje o materiale.

Czy segregacja wystarczy, żeby zmniejszyć ilość odpadów?

Segregacja pomaga zagospodarować to, co już zostało wyrzucone. Liczbę odpadów ograniczysz przede wszystkim przez rozsądne zakupy, mniejsze zużycie i dłuższe korzystanie z wyposażenia.

Zacznij od jednej zmiany przy drukarce, jednej w kuchni i jednej przy zamawianiu materiałów. Gdy sprawdzisz, czego faktycznie brakuje, dobierz w papiro.pl artykuły biurowe i wyposażenie, które pasują do sposobu pracy Twojej firmy.